Partager la publication "Flex-office : comment survivre à la disparition de votre bureau ?"
Pourquoi le flex-office ?
Ensuite, « les entreprises recherchent aujourd’hui l’agilité et la transversalité ». Le flex-office permet aux collaborateurs de se déplacer selon les projets du moment, et entend développer les échanges, la créativité.
Enfin, cette nouvelle organisation répond au besoin de liberté favorisé par le numérique. « Ils veulent travailler là où bon leur semble : chez eux pour être au calme, à la cafète’ pour un rendez-vous informel, en salle dédiée pour une réunion, etc. »
« C’est le bureau qui doit être ‘flex’, pas le salarié »
Exiger une wifi hyper stable
Le flex-office requiert d’abord un dispositif technique parfait, au risque de capoter. Connexion wifi hyper stable, bien sûr, mais aussi capacité de stockage (cloud), création d’outils de communication interne performants (réseau social, Intranet)…. Ainsi, au moment de se convertir au flex-office, la BNP a numérisé 4,5 millions de documents afin de rendre les archives disponibles à tout moment et n’importe où.
En profiter pour faire du télétravail
Un salarié du tertiaire exécute en moyenne une douzaine de tâches distinctes : traitement des mails, préparation des réunions, rendez-vous téléphoniques, entretiens individuels, bavardage à la machine à café, etc. Un flex-office doit donc proposer aux collaborateurs des ambiances adaptées. Coins calmes où s’isoler, salles polyvalentes, espaces de convivialité, box pour les communications, etc. Sans oublier… la maison. « Il faut profiter de l’instauration du flex-office pour développer le télétravail, plébiscité par les salariés, estime Dominique Losay. Une façon de mieux faire passer la pilule. Au risque de passer un peu de temps à chercher chaque matin où se trouvent ses collaborateurs…
Oser accrocher ses photos
Le flex-office ébrèche la notion de statut dans l’entreprise. La faute à éviter : créer des espaces ultra aseptisés et impersonnels. « Il faut impliquer les RH et être à l’écoute des besoins de chacun ». Car vous pouvez mettre un babyfoot à tous les étages, si le salarié ne se sent plus chez lui, ce sera un échec ». Le flex-office doit proposer des lieux où chacun peut s’exprimer. « Il faut des zones dédiées à la rencontre et l’individualité, par exemple un mur où l’on pourra afficher les photos qui jadis reposaient sur les bureaux persos, des casiers pour entreposer ses effets personnels, ou un espace réservé aux collègues d’un même département ».
Autant de conseils à suivre pour éviter qu’une idée à première vue révolutionnaire se transforme en cauchemar généralisé…