Flex-office : comment survivre à la disparition de votre bureau ?

« L’open-space est mort… Vive le flex-office ! »  Depuis quelques années, ce mot d’ordre agite la direction d’entreprises désireuses de repenser l’organisation du travail. Aussi appelé desk-sharing, le flex-office consiste à supprimer les postes fixes pour inviter les collaborateurs à changer de lieu de travail au gré des tâches. En 2017, seuls 6 % des Français travaillant dans un bureau étaient concernés, selon une étude Actineo, mais la mode se répand peu à peu dans les grands groupes. Sanofi, Bouygues, PSA ou Danone s’y convertissent avec ferveur…

« Le flex-office résulte de la convergence de trois constats », explique Dominique Losay, spécialiste de la question et cofondateur de NWOW, « le think-tank du travail réinventé ». D’abord, « on s’est rendu compte que les postes de travail dans le tertiaire n’étaient occupées que 40 à 60% du temps ». Congés, télétravail, et surtout réunions : les collaborateurs sont finalement peu à leur bureau. Or, pour les boîtes, qui dit mètre-carrés non utilisés dit dépenses superflues. En proposant moins de postes mais à la carte, elles rationalisent les coûts.

Ensuite, « les entreprises recherchent aujourd’hui l’agilité et la transversalité ». Le flex-office permet aux collaborateurs de se déplacer selon les projets du moment, et entend développer les échanges, la créativité.

Enfin, cette nouvelle organisation répond au besoin de liberté favorisé par le numérique. « Ils veulent travailler là où bon leur semble : chez eux pour être au calme, à la cafète’ pour un rendez-vous informel, en salle dédiée pour une réunion, etc. »

Reste que perdre son poste individuel en déstabilise plus d’un. Selon une étude d’Opinion Way parue en 2017, 68% des Français n’aimeraient pas s’y convertir… « Attention, prévient ainsi Dominique Losay : c’est le bureau qui doit être ‘flex’, pas le salarié. Pour réussir, un projet de flex-office doit prendre en compte les besoins des salariés et non pas s’imposer à eux ». Quelques bonnes pratiques doivent être respectées :

Exiger une wifi hyper stable
Le flex-office requiert d’abord un dispositif technique parfait, au risque de capoter. Connexion wifi hyper stable, bien sûr, mais aussi capacité de stockage (cloud), création d’outils de communication interne performants (réseau social, Intranet)…. Ainsi, au moment de se convertir au flex-office, la BNP a numérisé 4,5 millions de documents afin de rendre les archives disponibles à tout moment et n’importe où.
 
En profiter pour faire du télétravail
Un salarié du tertiaire exécute en moyenne une douzaine de tâches distinctes : traitement des mails, préparation des réunions, rendez-vous téléphoniques, entretiens individuels, bavardage à la machine à café, etc. Un flex-office doit donc proposer aux collaborateurs des ambiances adaptées. Coins calmes où s’isoler, salles polyvalentes, espaces de convivialité, box pour les communications, etc. Sans oublier… la maison. « Il faut profiter de l’instauration du flex-office pour développer le télétravail, plébiscité par les salariés, estime Dominique Losay. Une façon de mieux faire passer la pilule. Au risque de passer un peu de temps à chercher chaque matin où se trouvent ses collaborateurs…

Oser accrocher ses photos
Le flex-office ébrèche la notion de statut dans l’entreprise. La faute à éviter : créer des espaces ultra aseptisés et impersonnels. « Il faut impliquer les RH et être à l’écoute des besoins de chacun ». Car vous pouvez mettre un babyfoot à tous les étages, si le salarié ne se sent plus chez lui, ce sera un échec ». Le flex-office doit proposer des lieux où chacun peut s’exprimer. « Il faut des zones dédiées à la rencontre et l’individualité, par exemple un mur où l’on pourra afficher les photos qui jadis reposaient sur les bureaux persos, des casiers pour entreposer ses effets personnels, ou un espace réservé aux collègues d’un même département ».

Autant de conseils à suivre pour éviter qu’une idée à première vue révolutionnaire se transforme en cauchemar généralisé…